Как составить прогноз продаж на месяц для небольшого отдела

Прогноз на мёртвых сделках получается завышенным. До подсчёта проведите разбор воронки: возьмите застрявшие сделки, начиная с тех, что стоят дольше всех, и примите по каждой одно решение. Сдвинуть с шагом и датой, доделать недостающее или закрыть как проигранную с причиной.

Затем отфильтруйте в CRM активные сделки с датой решения в следующем месяце: клиент недавно подтвердил интерес, и записан следующий шаг с датой. Берите дату, которую назвал клиент. Надежде продавца в этом поле не место. Сделку без суммы или без даты решения посчитать нельзя, поэтому выпишите такие отдельно и раздайте каждому продавцу его список.

Каждый продавец размечает свои сделки, руководитель продаж сверяет разметку с CRM. Три суммы показывают, насколько велика неопределённость. Список показывает несколько сделок, которые решают месяц.

Прежде чем кто-то начнёт размечать, запишите по одному правилу на каждый вариант, чтобы разметка не зависела от настроения недели:

• Осторожный: сделки на поздних стадиях со следующим шагом, согласованным с клиентом.
• Базовый: сделки осторожного варианта плюс те, где клиент активно выбирает.
• Удачный: сделки базового варианта плюс остальные открытые сделки, которые ещё успеют закрыться.

Возьмите долю выигранных сделок за последние восемь недель: выигранные, делённые на выигранные плюс проигранные. Для начала примите правило: пока решённых сделок меньше десяти, цифра предварительная. Умножьте на неё активную воронку следующего месяца и сравните с базовым вариантом. Большой разрыв возвращает вас к разметке или к датам.

Покрытие плана воронкой отвечает на вопрос попроще: хватит ли сделок? Разделите сумму активных сделок с датой решения в следующем месяце на план этого месяца и смотрите на результат рядом с долей выигранных. Если команда выигрывает примерно одну сделку из трёх, начните с проверки уровня примерно втрое выше плана.

Важен и цикл сделки. Когда сделки обычно идут дольше месяца, продажи следующего месяца почти целиком уже лежат в воронке. При коротком цикле часть месяца принесут обращения, которых ещё нет. Оцените эту часть по последним трём месяцам и вынесите в отдельную строку, чтобы её не путали с названными сделками.

Владелец получает три суммы, сделки под каждой и две строки допущений. Обновляйте прогноз каждую неделю, сразу после разбора воронки. Если сумма упала, напишите, какая сделка сдвинулась и почему.

В конце месяца положите прогноз рядом с итогом и запишите, какое допущение не сработало. За три месяца таких записей станет видно, в какой вариант ваша команда обычно попадает. В наборе «CRM и прогноз» для этого есть лист еженедельного разбора прогноза и таблица, где прогноз сравнивается с результатом.

Пример (вымышленные цифры): план на следующий месяц $40 000. После разбора воронки у 14 активных сделок на $78 000 дата решения в следующем месяце. Осторожный вариант, 3 сделки: $17 000. Базовый, 7 сделок: $33 000. Удачный, все 14: $78 000. Доля выигранных за восемь недель 30%, 9 из 30 решённых сделок, и 30% от $78 000 дают $23 400. Это меньше базового варианта, поэтому руководитель ещё раз проверяет четыре сделки, которые есть в базовом, но нет в осторожном. Покрытие 1,95 при проверочном уровне около 3,3. Цикл сделки около трёх недель, и по последним трём месяцам отдельная строка добавляет $6 000 от обращений, которых ещё нет. Владелец получает $33 000 плюс $6 000 против плана $40 000 и вывод: месяц зависит от четырёх сделок, а новые обращения нужны уже сейчас.

До пятницы выпишите все активные сделки с датой решения в следующем месяце и разметьте каждую как осторожную, базовую или удачную по записанному правилу. Три суммы отправьте владельцу.

Правила CRM, которым следует команда, и разбор прогноза, который можно проводить каждую неделю.