Как выстроить недельный ритм отдела продаж

Недельный ритм: короткий список дел, которые происходят в один и тот же день и час и оставляют что-то записанное. Ритмом их делает именно эта запись: решения, ответственные и даты, которые следующая встреча проверит, прежде чем добавить новые. Встреча без них остаётся разговором, который почему-то повторяется.

Для команды от одного до десяти продавцов полная версия состоит из четырёх частей и помещается на одной странице. Со всех сразу вы не начнёте. Страница только показывает, куда вы идёте:

• Одна еженедельная встреча команды с цифрами и застрявшими сделками.
• Короткий набор цифр, у каждой одно определение.
• Личная встреча с каждым продавцом.
• Короткая записка владельцу бизнеса в конце недели.

Выберите одно время и берегите его, например понедельник, 10:00, 30 минут. В начале недели ещё остаётся время что-то сделать с найденным. Поставьте встречу всем в календарь на восемь недель вперёд, ещё до первой.

Проводите её каждый раз в одном порядке. Сначала цифры, пять минут, без обсуждения. Самый большой блок у застрявших сделок: пятнадцать минут, примерно по пять минут на сделку, то есть три сделки, которые стоят дольше всех, по одному решению на каждую. Последние десять минут отданы решениям и ответственным: сначала список прошлой недели, сделано или нет, потом новые решения, у каждого один ответственный и одна дата.

Тема, которая не помещается, получает своё время позже на неделе, а встреча не растёт, чтобы её вместить. Тридцать минут, которые всегда заканчиваются вовремя, держать легче, чем час, который иногда растягивается на два.

Начните максимум с семи цифр. Берите те, которые команда может сдвинуть на этой неделе. Выручка приходит только в конце месяца, поэтому она идёт в месячный отчёт вместе с долей выигранных, покрытием плана воронкой и медианным циклом сделки.

Для каждой цифры напишите одно предложение: что она считает и из какого поля CRM берётся. Например: «Продажи: сделка считается в день первой оплаты, а не в день подписания договора». Без такого предложения один продавец считает разговором переписку, другой только звонки, и встреча тратит десять минут на спор, чья цифра верная. В наборе «Семь показателей недели» есть короткое соглашение о цифрах, которое команда принимает вместе.

Решите, кто собирает цифры и к какому сроку: вы, к 9:30 понедельника, по сохранённым фильтрам CRM, вместе со списком застрявших сделок. Семь цифр для команды от одного до десяти продавцов:

• Новые обращения: число новых заявок и сообщений, каждое обращение считайте один раз.
• Ответ в срок: обращения с ответом в пределах стандарта, делённые на все обращения.
• Разговоры и встречи: состоявшиеся, а не назначенные.
• Предложения: отправленные письменно, с ценой и условиями.
• Сделки с шагом и датой: открытые сделки с записанным шагом и сроком, делённые на все открытые.
• Продажи: штуки и сумма, по принятому вами правилу, по оплате или по подписанному договору. Не смешивайте.
• Просрочено: действия, срок которых прошёл.

На личную встречу продавец приносит то, что не помещается во встречу команды: сделку, которая его беспокоит, разговор, который прошёл плохо, навык, который хочется потренировать. Встреча идёт 30 минут, в одном и том же слоте каждую неделю или через неделю, и заканчивается одним действием, которое продавец сделает до следующей.

Прочитайте CRM перед встречей, чтобы продавцу не пришлось пересказывать статусы. Если личная встреча раз за разом превращается в обход сделок одна за другой, встреча команды не делает своей работы. Сначала почините её.

Подождите, пока встреча команды продержится месяц. Запустите обе сразу, и команде придётся привыкать к вдвое большему. А когда что-то сорвётся, вы не поймёте, что именно сломалось.

Понедельник задаёт неделю, пятница её закрывает. Срочное, которое всплыло в среду, ждёт ближайшего слота, если только не ждёт клиент.

Когда на месте и встреча команды, и личные встречи, неделя небольшой команды может выглядеть так. Подвиньте дни под свой цикл сделки и своих клиентов, а потом не трогайте.

• Каждое утро: десять минут наедине с тремя списками в CRM. Новые обращения без ответа, сделки без следующего шага, сделки с прошедшей датой решения. Эту проверку вы проводите сами, никого на неё не зовут.
• Понедельник: цифры готовы к 9:30, встреча команды в 10:00 на 30 минут.
• Со вторника по четверг: личные встречи, разнесённые так, чтобы ни один день не был ими забит.
• Среда, с третьего месяца и только если нужно: отдельный разбор воронки на 45 минут, когда в списке застрявших раз за разом больше трёх сделок, которые помещаются в пятнадцать минут.
• Пятница: одна страница владельцу с цифрами, прогнозом и открытыми вопросами.

У первого месяца одна цель: четыре встречи, вовремя, в одном порядке, и на каждой решения прошлой недели проверяют до того, как записать новые. Это весь план. Отложите сверку по средам и новый шаблон отчёта, даже если они выглядят полезными.

Каждый новый ритуал отнимает внимание у первого, а занятая команда держит меньше привычек, чем кажется, когда вы их планируете. Встреча стала привычкой, если пережила тяжёлую неделю и неделю, когда вас не было. Тогда добавляйте следующую часть.

Ведите простую запись: дата каждой встречи, сколько она длилась, сколько решений прошлой недели выполнено. Через четыре недели по этим строкам видно, есть ритм или нет.

Ритм обычно заканчивается на первой пропущенной встрече: она говорит всем, что это время можно пропускать. Решите эти случаи заранее:

• Если вас нет, встречу ведёт продавец в том же порядке.
• Если цифры не готовы, всё равно собирайтесь и скажите, каких нет и почему.
• Если встреча дважды затянулась, оставьте в блоке застрявших сделок только три, которые стоят дольше всех.
• Если решения раз за разом возвращаются невыполненными, записывайте их меньше. Два выполненных лучше шести обсуждённых.

Пример (вымышленные цифры): владелец, который продаёт сам, и три продавца начинают встречу по понедельникам в 10:00. На первой неделе цифры такие: 41 новое обращение, из них 29 с ответом в срок, 12 разговоров и встреч, 6 предложений, 23 из 38 открытых сделок с шагом и датой, 2 продажи на $8 000 и 9 просроченных действий.

Встреча заканчивается четырьмя решениями. К следующему понедельнику три выполнены, четвёртое получает новую дату. На третьей неделе владелец в отъезде, и встречу по тому же листу ведёт самый опытный продавец. Она заканчивается вовремя.

Через четыре недели в записи четыре встречи, средняя длина 32 минуты и 13 выполненных решений из 16. Просроченных действий стало 4 вместо 9. Во втором месяце владелец добавляет личную встречу на 30 минут с каждым продавцом по вторникам и средам, и больше ничего.

На этой неделе руководитель продаж ставит встречу на 30 минут по понедельникам на восемь недель вперёд, к пятнице пишет по одному предложению определения для каждой из семи цифр, а в следующий понедельник проводит первую встречу.

Какие показатели проверять каждую неделю, с единым определением для всей команды.