Обязательное поле

Обязательное поле: поле в карточке сделки, без которого сделка не двигается дальше. CRM не пускает сделку, пока значение не внесено. Например, сделка не попадёт на стадию предложения без суммы и не закроется как проигранная без причины отказа.

Смысл не в том, чтобы собирать данные ради данных. Каждое обязательное поле хранит факт, от которого зависит следующая стадия или отчёт. Из суммы и даты решения строится прогноз. Причина отказа нужна для разбора выигранных и проигранных сделок. По каналу считают стоимость обращения.

Например, продавец пытается перевести сделку на стадию решения, и CRM останавливает его, пока он не внесёт дату решения, названную клиентом.

Привязывайте каждое обязательное поле к стадии сделки, а не ко всей сделке. На стадии обращения нужны канал и контакт. На стадии предложения нужны сумма и дата решения. Если требовать всё сразу, продавцы начнут вписывать мусор, лишь бы пройти форму.

Руководитель отдела продаж выбирает обязательные поля, отталкиваясь от решений. Какой отчёт вы читаете каждую неделю и из какого поля он собирается? Если поле не нужно ни одному решению, обязательным ему быть не надо. Пересматривайте список, когда меняется недельный отчёт, а не по настроению.

Обязательные поля дают порядок в CRM дешевле всего. Они ловят пропуски в тот момент, когда продавец знает ответ. Поздняя чистка обходится гораздо дороже, потому что слова клиента недельной давности никто не помнит. Классический случай: причина отказа. Спросите её при закрытии, иначе её не запишут никогда.

• Слишком много обязательных полей. Каждое лишнее поле тормозит переход и провоцирует догадки. Начните с тех немногих, из которых собираются недельные цифры, и добавляйте новое, только когда его требует отчёт.
• Свободный текст там, где хватит списка. Причина отказа, введённая вручную, даёт десятки написаний слова «цена». Используйте короткий список причин и необязательный комментарий.
• Значения по умолчанию, похожие на ответ. Выпадающий список, который открывается на реальном значении, заполняется сам, без выбора. Начинайте каждый список с пустого варианта, чтобы продавцу пришлось выбрать.
• Не проверять, что вносится. Поле может быть заполнено и при этом неверно. Раз в месяц читайте с командой выборку значений и правьте список там, где продавцы путаются.

До пятницы руководитель отдела продаж записывает цифры, которые читает каждую неделю, и поля, из которых каждая собирается. Сделайте эти поля обязательными на той стадии, где продавец впервые знает значение. Снимите обязательность с полей, которые не использует ни один отчёт. В понедельник расскажите команде, что изменилось и почему.

Правила CRM, которым следует команда, и разбор прогноза, который можно проводить каждую неделю.