Порядок в CRM

Порядок в CRM значит, что CRM показывает, что на самом деле происходит с каждой сделкой. Стадия верная, сумма и дата решения актуальны, у каждой открытой сделки есть следующий шаг. Когда порядка нет, любой отчёт из CRM неверен, даже если формулы в нём правильные.

Это не проект по чистке раз в квартал. Это маленькая привычка после каждого контакта: обновить стадию, следующий шаг и всё, что клиент сказал и что меняет цифры. Несколько минут на сделку, в тот же день, пока продавец ещё помнит.

Например, сделку, у которой дата решения прошла на прошлой неделе, либо переносят на новую дату, подтверждённую клиентом, либо закрывают как проигранную.

Прогноз, конверсия и покрытие плана воронкой собираются из одних и тех же карточек сделок. Если многие даты решения уже в прошлом, прогноз построен на старых обещаниях. Руководитель отдела продаж сначала проверяет порядок, потом читает эти цифры. Прогноз, которому нельзя верить, ведёт к неверным решениям о найме и бюджете.

Используйте короткую еженедельную проверку, а не долгий аудит. Выгрузите три списка: открытые сделки без следующего шага, сделки с прошедшей датой решения и зависшие сделки. Каждый список уходит своему продавцу до еженедельной встречи. Тогда на встрече говорят о сделках, а не о вводе данных.

Обязательные поля предотвращают часть беспорядка на входе. Остальное ловят еженедельные списки. Если один и тот же продавец каждую неделю возглавляет списки, это тема для вашей встречи один на один. Это не повод вводить новые правила для всех.

• Чинить данные самому. Когда CRM чистит руководитель отдела продаж, продавцы усваивают, что это чужая работа. Отправляйте каждый список ответственному за сделку.
• Считать порядок бумажной работой. Продавцы пропускают его, потому что он выглядит как отчётность. Покажите им прогноз и списки, собранные из их карточек, чтобы связь с их сделками была видна.
• Большие квартальные чистки. Чистка раз в квартал означает месяцы неверных цифр между ними. Маленькая проверка каждую неделю дешевле и держит отчёты пригодными.
• Считать, сколько полей заполнено. Полная карточка всё равно может врать. Проверьте несколько сделок: спросите продавца, что клиент сказал в последний раз, и сравните с карточкой.

До пятницы руководитель отдела продаж выгружает три списка по всей команде. Каждый продавец получает свои списки в понедельник и разбирает их до еженедельной встречи. Запишите, сколько сделок было в списках. Повторите на следующей неделе и посмотрите, уменьшилось ли это число.

Правила CRM, которым следует команда, и разбор прогноза, который можно проводить каждую неделю.