Как провести разбор воронки продаж с командой за 45 минут

Возьмите короткий список застрявших сделок. Вся воронка остаётся в CRM, там её любой может прочитать до встречи. Отправьте список продавцам накануне после обеда. Попросите каждого открыть свои сделки из списка и выписать две даты: последний ответ клиента и дату решения, если клиент её называл.

Две минуты над сделкой накануне, и продавец отвечает одной фразой. Продавец, который видит сделку впервые прямо на встрече, начинает пересказывать всю её историю. На столе должно быть вот что:

• Список застрявших: сделки, которые подходят под ваше записанное правило, выгруженные из CRM накануне.
• Журнал прошлой недели. Первые пять минут уходят на проверку того, о чём договорились.
• Один лист разбора на встречу, распечатанный или на экране, с четырьмя колонками: сделка, решение, ответственный, дата.
• CRM, открытая на общем экране: шаги вносят прямо на встрече, и никто не переписывает их потом.

Сделка попадает в список, когда перестала двигаться. Запишите правило. Тогда список даёт фильтр в CRM, а не ваша память о том, кто на прошлой неделе говорил встревоженно.

Для разбора на 45 минут начните с предела в семь сделок и проверьте его на своей команде. Если подходит больше, возьмите семь, которые стоят без движения дольше всех, а остальные верните продавцам: к пятнице у каждой есть следующий шаг с датой, или она закрыта с причиной. Посмотрите, на какой стадии собираются застрявшие сделки. Часто там и есть ваша утечка. Если список растёт каждую неделю, проблема сидит раньше, в квалификации или в том, как ставят следующие шаги, и одна встреча этого не исправит.

Две недели в правиле ниже: точка отсчёта. При цикле сделки в десять дней это слишком долго, при цикле в четыре месяца может оказаться слишком коротко. Выберите окно под свой цикл, держите его месяц, потом поправьте один раз. Сделка застряла, если верно хотя бы одно:

• У неё нет следующего шага, или у шага нет даты.
• Следующий шаг просрочен.
• Клиент не отвечает две недели.
• Дата решения прошла, а ответа нет.

По каждой сделке задавайте три вопроса, всегда в одном порядке. Что должно быть верно к этому моменту? Что верно сегодня? Какой один шаг её сдвинет? Внимательнее всего слушайте второй ответ. Если продавец не может сказать, что верно сегодня, он только что показал вам сделку, которой никто не управляет. Полезнее находки за этот час не будет.

Дайте продавцу ответить и записывайте, пока он говорит. Как только вы начинаете объяснять, как вели бы сделку сами, остальные продавцы перестают думать о своих.

Держите блоки в одном порядке каждую неделю. Люди лучше готовятся, когда знают, что будет дальше, а постоянный порядок не даёт встрече сползти в одну длинную историю про одну сделку.

• С 0-й по 5-ю минуту: журнал прошлой недели. По каждой строке ответственный говорит одно слово: сделано или нет. Несделанное получает новую дату или возвращается в список.
• С 5-й по 40-ю минуту: застрявшие сделки, примерно по пять минут на каждую, с теми же тремя вопросами.
• С 40-й по 43-ю минуту: прочитайте новые решения вслух, строку за строкой.
• С 43-й по 45-ю минуту: одна закономерность, которую вы заметили, и то, что владельцу бизнеса стоит услышать на этой неделе.

Каждая сделка из списка уходит ровно с одним решением. Примите его до того, как открыть следующую, даже если кажется, что разговор не закончен. «Давайте понаблюдаем» в число решений не входит: звучит осторожно, а сделка остаётся ровно там, где была. Открытой сделка остаётся, только если у неё есть следующий шаг с датой.

Если сделку уже дважды чинили без движения, на третий раз её закрывают или следующий шаг берёте на себя вы. В остальных случаях выберите одно из трёх:

• Двигаем: одно названное действие, один ответственный, одна дата в календаре. Продавец заводит задачу по сделке в CRM, прежде чем откроют следующую.
• Чиним: сделке не хватает того, без чего она не сдвинется, например человека, который подписывает, суммы или даты решения. Назовите, чего не хватает, кто это добудет и к какому числу. Через неделю сделка возвращается на разбор.
• Закрываем: отметьте сделку как проигранную с причиной из вашего списка причин. Если клиент вернётся, откройте её снова.

Первые несколько раз закрывать тяжело, в основном продавцу. Объясните прямо, зачем вы это делаете: сделка, к которой в этом месяце никто не прикоснётся, завышает прогноз и прячет сделки, которым нужно ваше внимание. Закрытая сделка с понятной причиной даёт информацию, с которой можно работать, а копится она в журнале.

Одна строка на сделку: сделка, решение, ответственный, дата, а у закрытых ещё и причина. Пишите прямо на встрече. Решение, записанное после, уже ваша версия, а продавец может помнить другую.

Держите все строки в одном журнале, в таблице или в сохранённом представлении CRM, и не заводите новый. Через месяц можно посчитать, какие причины проигрыша повторяются, и найти стадию, где собираются застрявшие сделки. Эти два подсчёта задают повестку следующего месяца, а стоили они вам четырёх недель коротких строк.

Остановитесь на 45-й минуте, даже если сделки остались. Неразобранные идут первыми в список следующей недели или на личную встречу с продавцом, если ждать нельзя. Дайте разбору несколько раз затянуться, и команда решит, что время окончания условное. Через месяц разбор занимает 90 минут.

Прочитайте решения вслух, пока никто не встал, и попросите каждого ответственного подтвердить свою строку. Эти три минуты снимают большую часть четверговых разговоров в духе «я думал, вы имели в виду другое».

Потом напишите одну фразу владельцу бизнеса: сколько сделок закрыто, сколько денег ушло из прогноза, какая закономерность видна. Если не хотите собирать лист и журнал сами, в наборе «Разбор воронки за 45 минут» есть оба, сделанные под эту встречу.

В первый месяц, пока привычка ещё складывается, следите вот за чем. Любая из этих поломок снова превращает разбор в чтение статусов.

• Чтение статусов. Каждый продавец зачитывает каждую сделку. Сделкам, которые движутся, встреча не была нужна, а застрявшие получают ту же минуту, что и остальные.
• Руководитель решает сделку за продавца. Вы объясняете ход, продавец кивает, и через неделю все по-прежнему считают этот шаг вашим.
• Прошлую неделю никто не проверяет. Если журнал не открывают первым, к третьей неделе команда усвоила, что решения необязательны.
• Разнос при всех. Продавцу, у которого много застрявших сделок, нужен разговор наедине. Перенесите его на личную встречу.
• Подтянутые даты. Продавцы переносят даты решения в текущий месяц, чтобы сделка не попала в список. Каждый раз, когда дата сдвигается, спрашивайте, что именно сказал клиент.

Пример (вымышленные цифры): у руководителя продаж четыре продавца и 46 открытых сделок. Фильтр застрявших возвращает 11. Она берёт семь, которые стоят без движения дольше всех, а оставшиеся четыре возвращает продавцам со сроком до пятницы.

На встрече три сделки двигают, по каждой заводят задачу с датой в CRM. Две чинят: в одной нет даты решения, в другой продавец ни разу не говорил с тем, кто подписывает. Две закрывают как проигранные: одну с причиной «не вышли на того, кто принимает решение», другую с причиной «перенесли на следующий год».

Две закрытые сделки стоили $31 000. До встречи открытая воронка на месяц составляла $180 000 при плане $60 000, покрытие 3,0. После встречи $149 000, покрытие около 2,5. Цифра стала ниже и ближе к правде. В пятницу руководитель отправляет её владельцу.

Следующий разбор открывается пятью строками журнала. Четыре выполнены. Пятая, из «чиним», получает новую дату, и руководитель записывает себе: если сделка вернётся в третий раз, она позвонит сама.

На этой неделе руководитель продаж записывает правило застрявшей сделки, во вторник выгружает список из CRM, а в среду проводит первый разбор на 45 минут с журналом на экране.

Еженедельная встреча о застрявших сделках, которая заканчивается решением и ответственным по каждой.